• Vous n’avez pas la visibilité nécessaire pour piloter ces projets (reporting)
• Les coûts et le planning dérivent
• Vos équipes manquent de compétence et d’engagement face aux enjeux
• La relation client est difficile

Pourquoi ? Parce que votre entreprise et vos équipes ne sont pas encore au bon niveau pour ce type de défi exigeant.

Cependant vous devez impérativement livrer ces projets. Mais les points de blocage sont multiples.

Voici les 5 conseils les plus importants face à ce type de situation :

1. Avoir une vision globale des problèmes.

Pour cela, j’ai pris l’habitude d’analyser les sujets sur 3 axes : les 3 P : People – Process – Principles (Personnes, Processus et Principes) :

• People : ce sont les personnes qui constituent l’équipe projet, en relation avec toutes les parties prenantes dans l’entreprise, et également les acteurs externes à l’entreprise : fournisseur, clients, tiers…. Ici on regarde les aspects humains et managériaux, et la communication.
• Process : ce sont toutes les méthodes, outils, processus qui sont en place pour faire fonctionner le projet
• Principles : Ce sont les principes de l’entreprise qui encadrent le fonctionnement du projet : la culture d’entreprise, les compétences, l’organisation, les rituels, les moyens, la stratégie.

Prenons un exemple, déclinons « la relation client est difficile » sur les 3 axes :

• People : l’équipe projet a-t-elle la bonne posture dans ses relations avec les clients ?
• Process : Quels sont les process en termes de contract management ? Suit-on correctement le contrat, en négociant les écarts éventuels ?
• Principles : La satisfaction client fait-elle partie de la culture d’entreprise ? Est-elle soutenue par le management ?

Des démarches sur l’un des 3 axes sont nécessaires pour gagner en maîtrise. Mais mon expérience montre qu’elles sont insuffisantes pour des enjeux forts de complexité et d’innovation. C’est la force de traiter les 3 P en parallèle qui permet un changement efficace et pérenne.

2. Principles : Avoir un sponsorship fort

Sur des projets complexes et innovants, il est nécessaire d’apporter un soutien managérial fort au projet. Quels sont les rituels mis en place entre la Direction de l’entreprise et l’équipe projet ? En quoi la Direction aide l’équipe projet à réussir et traite-t-elle les points bloquants qu’elle remonte ? Les compétences et les ressources sont-elles disponibles ?

3. Process : Piloter avec un Project Management Office

Lorsque la complexité et l’innovation sont croissantes, il est important de respecter les principes de pilotage d’un projet : maîtrise des coûts, du planning, de la qualité : avoir de bons rituels avec les bons indicateurs et une bonne analyse permet d’évaluer le niveau de performance, et surtout de faire remonter les points bloquants pour les arbitrer.

4. People : Engagez vos équipes

Vos équipes sont démotivées par les retards et les absences de résultats ? Une nouvelle dynamique est nécessaire. Appliquer les 3R : Rassurer, Responsabiliser, Ressouder.

• Rassurer : oui, le projet est difficile, c’est normal d’avoir des difficultés.
• Responsabiliser : repréciser le périmètre et les attentes sur chacune des personnes-clés du projet. Allez voir les gens en individuel et les responsabiliser sur leur périmètre. Les coacher éventuellement s’ils ont des points bloquants.
• Ressouder : une fois les premiers résultats individuels atteints, la cohésion d’équipe est primordiale pour passer les prochains caps qui sont encore des défis à surmonter.

5. Bonus : Etre agile

« A faire toujours la même chose, on arrive toujours au même résultat » Reprendre des méthodes existantes ne suffit pas. Dans un monde VICA (Volatile, Incertain, Chaotique, Ambigu), l’adaptation est essentielle. Avez-vous la liberté de choix entre appliquer un process déjà en place, ou mettre en œuvre une méthode nouvelle ? Vos équipes ont-elles une flexibilité de fonctionnement ? Vous autorisez-vous à essayer des méthodes différentes ?

En conclusion, pour vos projets complexes et innovants, pensez aux 3P : People, Process, Principles !

Et maintenant ? Que faire ?

Avoir la méthode, c’est bien, mais arriver à l’implémenter rapidement à votre cas spécifique, c’est encore mieux ! Pour y parvenir concrètement, vous avez 3 chemins possibles :

CHEMIN #1

Le premier chemin est celui qui sera choisi par une majorité de dirigeant… Ce sera de vous dire : « Ouais, super, j’ai compris plein de choses, je vais implémenter tout ça dès que j’aurai un peu de temps« … Puis… de ne RIEN faire du tout ! 😉 Rien ne changera !

CHEMIN #2

Le 2ème chemin est d’appliquer ces principes et de tenter de l’adapter à vos projets de votre côté… MAIS… Entre avoir compris le Système, et savoir l’adapter à votre cas spécifique, il y a un monde !

Très souvent, vous allez être confronté à : « ok, j’ai compris ce que je dois faire THÉORIQUEMENT, mais concrètement, dans la pratique, je bloque, je ne sais pas appliquer ça à mon cas spécifique… » Si vous persistez sans jamais vous décourager, vous finirez par y arriver… Mais combien de temps et d’énergie allez-vous perdre en cours de route ? C’est pour cette raison que je vous recommande le 3ème chemin :

CHEMIN #3 (le meilleur) La 3ème solution, c’est de ne pas rester seul et de vous faire aider pour éviter les erreurs et avancer beaucoup plus sûrement et rapidement vers votre but.

Et la meilleure méthode pour cela à ma connaissance, c’est les 3P !

Je serai ravi de pouvoir échanger avec vous sur ces sujets qui me passionnent, c’est pour cela que je vous propose un échange gratuit de 30 min pour voir comment cette méthode s’applique à votre cas concret.

J’ai déjà entendu : « On a pris des taules ; le coût des taules, c’est 10 ou 20 fois le prix pour mettre en place une démarche structurée. »

Avançons ensemble !

Stéphane

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Le mot « hybridation » apparaît de plus en plus dans nos univers professionnels. D’abord associé à la voiture hybride, sont apparus post Covid les modèles de « réunions hybrides » où une partie des participants est en présentiel, l’autre en distanciel.

Et si l’hybridation était une tendance beaucoup plus profonde qui allait impacter durablement les modes de travail et l’efficacité en entreprise ? Et si l’hybridation était avant tout la fin d’une vérité unique ? Il n’y aurait plus une seule manière d’arriver à un résultat. Et si nous commencions dès à présent avec cet article que je m’apprête à hybrider ? Comment ? En introduisant dans ma production, une synthèse produite par l’IA :

« You : Exemple du concept d’hybridation appliqué en management en entreprise

ChatGPT (V4.0) :

L’hybridation en management d’entreprise fait référence à l’intégration et à la combinaison de différentes pratiques, méthodes, cultures ou technologies pour créer de nouvelles approches de gestion qui tirent parti des avantages de chaque élément. Voici quelques exemples illustrant ce concept :

1. Hybridation des espaces de travail : La combinaison du travail à distance et du travail en présentiel. Les entreprises adoptent des modèles de travail hybrides où les employés peuvent choisir de travailler depuis leur domicile certains jours de la semaine et venir au bureau les autres jours. Cela permet de combiner les avantages du télétravail (flexibilité, réduction des temps de trajet) et ceux du travail en bureau (interaction directe, collaboration).

2. Hybridation des méthodes de gestion de projet : L’intégration des méthodes agiles avec les méthodologies traditionnelles de gestion de projet. Par exemple, une entreprise pourrait utiliser des éléments du framework Scrum pour encourager la collaboration et l’adaptabilité dans ses projets, tout en s’appuyant sur le PMBOK (Project Management Body of Knowledge) pour assurer la structure et la discipline dans la gestion des coûts, des délais et de la qualité.

3. Hybridation culturelle : La fusion de différentes cultures d’entreprise pour former une nouvelle culture organisationnelle. Cela est particulièrement pertinent dans le contexte des fusions et acquisitions, où deux entreprises avec des valeurs et des pratiques différentes unissent leurs forces. L’objectif est de créer une culture d’entreprise intégrée qui capitalise sur les forces de chaque culture originale.

4. Hybridation technologique : L’intégration de technologies traditionnelles et numériques. Par exemple, une entreprise manufacturière pourrait combiner des machines à commande numérique (CNC) avec des techniques artisanales traditionnelles pour créer des produits qui bénéficient à la fois de la précision de la technologie moderne et de l’authenticité de la fabrication manuelle.

5. Hybridation des structures organisationnelles : La combinaison de structures organisationnelles hiérarchiques et horizontales. Certaines entreprises adoptent une structure organisationnelle hybride où les décisions stratégiques sont prises au sein d’une hiérarchie classique, tandis que les équipes opérationnelles fonctionnent de manière plus autonome et agile, favorisant ainsi l’innovation et la rapidité d’exécution. »

Fin de citation. Elle nous prouve combien l’hybridation est un phénomène déjà très présent.

Voici un retour de mes dernières expériences en entreprise avec 3 exemples appliqués d’hybridation en entreprise :

1. Pour développer des logiciels, un client me demandait s’il fallait mieux utiliser une méthode classique (le cycle en V et sa norme associée) ou la méthode Agile. D’abord sceptique sur la compatibilité des deux méthodes, j’ai fait une étude qui a pu démontrer point par point que les 2 approches étaient compatibles. Cela a permis de libérer des pratiques figées et de normaliser une pratique déjà présente chez ce client.

2. Un autre client m’a missionné sur un projet avec une double casquette :  support opérationnel et coach du directeur de projet. Une première pour moi qui avais l’habitude de dissocier ces 2 types d’accompagnement. J’ai tout de suite été enthousiaste de cette proposition et curieux des résultats du défi. L’enjeu était de taille : mixer deux postures face à la même personne : une posture « haute », celle du coach, qui pose des questions, challenge, propose… et une posture « basse », celle du collaborateur, qui exécute un travail défini à l’avance. Au final, le bilan a été très positif, même si parfois c’était un peu plus difficile pour le directeur de projet de passer en posture haute vis-à-vis de moi, mais cela n’a pas manqué d’être un sujet de coaching !

3. Derrnier exemple, un projet divisé en deux parties avec deux chefs de projets, La démarche classique préconise un référentiel unique sur la manière de découper et structurer l’activité. Voyant que chacun avait déjà commencé à structurer son activité à sa façon, au lieu de préconiser une structure unique qui aurait demandé temps et énergie à consolider, j’ai préféré laisser chacun avec sa décomposition. Cela a eu pour double avantage de renforcer l’appropriation et l’engagement de chaque chef de projet sur son périmètre et également d’enrichir l’autre chef de projet qui, ayant regardé le travail de l’autre, a pu compléter son travail.

Le meilleur des deux mondes pour servir l’objectif…et même plus

Faire confiance à l’hybridation nécessite de lâcher les vieux réflexes et dépasser sa propre manière de voir. Au lieu d’opposer les façons de faire (travail en présentiel versus en distanciel) , de les hiérarchiser (le travail en présentiel  mieux que le travail à distance) ou de les intégrer dans un troisième modèle qui va lui même être rigide (le présentiel du mardi au jeudi, le distanciel le lundi et le vendredi…) on regarde ce qui sert mieux l’objectif.

Lorsque plusieurs vérités, plusieurs modèles sont possibles en même temps, cela présente beaucoup davantage : Il y a moins d’exclusion, chacun peut se reconnaître dans un modèle et se sentir inclus dans un ensemble.

Comment cela s’inscrit-il dans la spirale dynamique ?

Tout ceci requiert une pratique managériale ouverte. En référence à mon dernier article sur les spirales dynamiques (en lien ci-dessous), on verra le passage du niveau bleu (vérité unique) au niveau orange (orientation performance) avec le recul pour appréhender ce passage du niveau jaune qui intègre les 6 premiers niveaux.

Les entreprises sont-elles prêtes ?

Ma conviction est que les entreprises sont prêtes à vivre l’hybridation.  Elles en sont mêmes demandeuses. Le potentiel et la variété des pratiques, elles l’ont déjà. Il leur manque simplement de reconnaître ces pratiques multiples, de les autoriser, et de les faire cohabiter harmonieusement. En cela réside le changement à opérer !

Stéphane Muyard est consultant freelance, spécialisé dans les interventions sur le management des projets complexes, les programmes de transformation d’entreprise et le coaching de dirigeants. Il accompagne les entreprises en alliant ouverture d’esprit et sens du résultat.

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L’année 2020 nous aura mis au défi de nous adapter à un monde chaotique, incertain, où le changement s’est accéléré : les brutales modifications imposées en 2020 ont bousculé les entreprises au plus profond de leur culture. Certaines entreprises étaient prêtes à s’adapter vite, d’autres moins. Aujourd’hui, tout le monde doit être prêt à s’adapter. Et c’est de cette flexibilité dont je veux vous parler avec le modèle de la Spirale Dynamique.

La Spirale Dynamique est un modèle que j’aime particulièrement pour sa simplicité et sa puissance :

• Il permet de diagnostiquer le niveau culturel et le style managérial d’une entreprise, et piloter sa transformation
• Il est évolutif, il décrit une marche à suivre naturelle et logique pour progresser
• Il s’applique autant aux individus qu’aux organisations, équipes et entreprises : il permet d’évoluer simultanément à des échelles différentes.

Ce modèle est relativement récent : mis au défi par ses élèves de l’Université d’Union College de l’état de New York, de répondre à la question « de toutes les théories que vous nous avez enseignées, quelle est la meilleure ? », le professeur de psychologie Clare W. Graves a mis au point, après 7 ans de recherche, un modèle décrivant une évolution des niveaux d’existence. Le modèle prit sa forme finale avec les travaux de Don Beck et Christopher Cowan publiés en 1996 dans le livre « Spiral Dynamics – Mastering values, leadership and change » . Il décrit un schéma d’évolution de comportements par niveau de valeurs, qui prend la forme d’une spirale ascendante de couleurs.

Les 8 couleurs de la Spirale Dynamique

Tel que présenté dans le livre « La Spirale Dynamique » de Fabien et Patricia Chabreuil, voici les 8 niveaux de la Spirale Dynamique. Ces niveaux peuvent se définir comme des niveaux d’existence, des niveaux de valeurs, ou encore des manières de penser. Ils sont codifiés par couleurs. Ils décrivent une évolution qui alternativement répond à un besoin pour soi, qui nourrit l’individu, et à un besoin orienté vers les autres, qui nourrit le collectif.

Avant son application pour les organisations, voyons comment ces niveaux se comprennent à l’échelle du développement d’un individu. A sa naissance, l’être humain cherche d’abord à survivre (manger, dormir) puis à trouver le réconfort du groupe (parents). Adolescent, il va chercher à affirmer son identité , puis s’intégrer dans son environnement social et les règles de sa communauté. Adulte, il va chercher une autonomie financière et matérielle, et ensuite va vouloir intégrer avec empathie les besoins d’autrui.

Comment cela s’adapte-t-il à l’entreprise ?

Frédéric Laloux dans son livre « Reinventing organizations, vers des communautés de travail inspirées » a repris le modèle de la Spirale Dynamique pour décrire le fonctionnement managérial et culturel des entreprises. On rencontre essentiellement 3 niveaux :

– le niveau bleu (vérité unique – norme) est celui des règles, des procédures, du côté procédurier et administratif. Un dirigeant me confiait « chez nous, on fait de la qualité » : voilà un fonctionnement de type « bleu ». Ici, la qualité est la règle unique. Le fonctionnement est binaire : on applique la règle, et c’est bien, ou on ne l’applique pas, et ce n’est pas bien. Ce type de fonctionnement imprègne encore certaines cultures d’entreprises mais a des limites que le niveau suivant va résoudre.

– le niveau orange (performance individuelle) est celui du sens du résultat et de la performance. La finalité prime sur les moyens. On recherche la performance individuelle : objectifs individuels, résultat financier, optimisation des ventes, rationalisation des coûts… Mais une recherche individualiste de la performance peut se faire au détriment de l’aspect social et humain, problème que va résoudre le niveau suivant.

– le niveau vert (pluralisme et empathie) introduit l’expression de la diversité des points de vue, l’écoute empathique et la recherche du consensus. C’est par exemple la mise en place de démarche RSE (Responsabilité Sociétale de l’Entreprise), des démarches environnementales, de la Qualité de Vie au Travail …

L’exemple du télétravail

Le confinement a obligé la plupart des entreprises à passer en télétravail. Alors que la norme tacite était le temps passé à travailler sur son lieu de travail (bleu- être conforme à la règle : être présent ou pas, faire ses horaires ou pas), ceci a été brusquement remplacé par une obligation de résultat (orange). Les managers ont dû se fier uniquement au travail effectué sans pouvoir contrôler le temps passé. Ce changement a été caractéristique du passage d’un niveau bleu à un niveau orange. Certaines entreprises, de culture déjà « orange » ont fait cette transition sans problème, d’autres, davantage orienté vers le « bleu » ont pu avoir plus de difficultés.

Comment la Spirale Dynamique permet-elle d’expliquer les différences culturelles ?

Comme vous pouvez le deviner, chaque niveau à sa propre manière de penser. Une personne peut rencontrer ainsi deux difficultés si elle est trop polarisée sur un seul niveau :

• Elle n’arrive pas à travailler à des niveaux supérieurs, c’est un monde inconnu pour elle.
• Elle juge inappropriée ou inefficace une manière de fonctionner inférieure à son niveau.

Ainsi, un manager très orienté résultat (orange) aura du mal à intégrer dans son équipe les générations Y (vert) qui valorisent davantage l’équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle.

A l’inverse, un manager très orienté sur l’esprit d’équipe et le bien-être (vert) aura aussi des difficultés à intégrer des comportements individualistes et non solidaires, même s’ils sont orientés résultat (orange).

Comment résoudre ces différences culturelles ? le niveau jaune

Les 2 niveaux les plus élevés dont je n’ai pas encore parlés, jaune et turquoise, sont respectivement peu et très peu présents en entreprise, et c’est aussi le cas plus largement dans notre société.

Le niveau jaune vise à intégrer tous les niveaux précédents et répondre aux questions : maintenant que j’ai cette vision d’ensemble, comment faire travailler ensemble des personnes qui pensent différemment ? Et comment déceler que l’organisation est prête à progresser ? Et comment l’accompagner ? C’est l’essence même de la démarche que nous présentons ici.

Le niveau turquoise dépasse ensuite ces questions, lâche prise et s’en remet à l’instant présent et ce qui émerge à un moment donné pour trouver des solutions sans a priori sur la méthode.

Quelle est alors la marche à suivre pour changer la culture de votre entreprise ?

Voici les 3 étapes à suivre pour faire évoluer la culture de l’entreprise :

1. Faire un diagnostic pour établir la cartographie de l’entreprise (quels sont les niveaux de la Spirale les plus représentés, comment s’expriment-ils ? Dans quels services ?…). Et surtout, est-ce que les blocages rencontrés sont suffisamment forts et quelle est la volonté pour changer ?
2. Présenter la méthode et communiquer les résultats à un groupe pilote « porteur » du changement. Chacun doit prendre conscience des comportements actuels, les problèmes et le diagnostic doivent être partagés.
3. Opérer les transitions culturelles niveau par niveau (essentiellement bleu vers orange ou orange vers vert, voire vert vers jaune) en appliquant une règle fondamentale de la Spirale : les niveaux doivent être franchis un par un, on ne peut pas « sauter » un niveau.

J’espère que la Spirale Dynamique vous inspirera pour accompagner les changements dans votre entreprise et le changement inéluctable que notre société est en train d’amorcer !

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