Vous avez sous votre responsabilité le pilotage de grands projets complexes et innovants mais :
- Vous n’avez pas la visibilité nécessaire pour piloter ces projets (reporting)
- Les coûts et le planning dérivent
- Vos équipes manquent de compétence et d’engagement face aux enjeux
- La relation client est difficile
Pourquoi ? Parce que votre entreprise et vos équipes ne sont pas encore au bon niveau pour ce type de défi exigeant.
Cependant vous devez impérativement livrer ces projets. Mais les points de blocage sont multiples.
Voici les 5 conseils les plus importants face à ce type de situation :
1. Avoir une vision globale des problèmes.
Pour cela, j’ai pris l’habitude d’analyser les sujets sur 3 axes : les 3 P : People – Process – Principles (Personnes, Processus et Principes) :
- People : ce sont les personnes qui constituent l’équipe projet, en relation avec toutes les parties prenantes dans l’entreprise, et également les acteurs externes à l’entreprise : fournisseur, clients, tiers…. Ici on regarde les aspects humains et managériaux, et la communication.
- Process : ce sont toutes les méthodes, outils, processus qui sont en place pour faire fonctionner le projet
- Principles : Ce sont les principes de l’entreprise qui encadrent le fonctionnement du projet : la culture d’entreprise, les compétences, l’organisation, les rituels, les moyens, la stratégie.
Prenons un exemple, déclinons « la relation client est difficile » sur les 3 axes :
- People : l’équipe projet a-t-elle la bonne posture dans ses relations avec les clients ?
- Process : Quels sont les process en termes de contract management ? Suit-on correctement le contrat, en négociant les écarts éventuels ?
- Principles : La satisfaction client fait-elle partie de la culture d’entreprise ? Est-elle soutenue par le management ?
Des démarches sur l’un des 3 axes sont nécessaires pour gagner en maîtrise. Mais mon expérience montre qu’elles sont insuffisantes pour des enjeux forts de complexité et d’innovation. C’est la force de traiter les 3 P en parallèle qui permet un changement efficace et pérenne.
2. Principles : Avoir un sponsorship fort
Sur des projets complexes et innovants, il est nécessaire d’apporter un soutien managérial fort au projet. Quels sont les rituels mis en place entre la Direction de l’entreprise et l’équipe projet ? En quoi la Direction aide l’équipe projet à réussir et traite-t-elle les points bloquants qu’elle remonte ? Les compétences et les ressources sont-elles disponibles ?
3. Process : Piloter avec un Project Management Office
Lorsque la complexité et l’innovation sont croissantes, il est important de respecter les principes de pilotage d’un projet : maîtrise des coûts, du planning, de la qualité : avoir de bons rituels avec les bons indicateurs et une bonne analyse permet d’évaluer le niveau de performance, et surtout de faire remonter les points bloquants pour les arbitrer.
4. People : Engagez vos équipes
Vos équipes sont démotivées par les retards et les absences de résultats ? Une nouvelle dynamique est nécessaire. Appliquer les 3R : Rassurer, Responsabiliser, Ressouder.
- Rassurer : oui, le projet est difficile, c’est normal d’avoir des difficultés.
- Responsabiliser : repréciser le périmètre et les attentes sur chacune des personnes-clés du projet. Allez voir les gens en individuel et les responsabiliser sur leur périmètre. Les coacher éventuellement s’ils ont des points bloquants.
- Ressouder : une fois les premiers résultats individuels atteints, la cohésion d’équipe est primordiale pour passer les prochains caps qui sont encore des défis à surmonter.
5. Bonus : Etre agile
« A faire toujours la même chose, on arrive toujours au même résultat » Reprendre des méthodes existantes ne suffit pas. Dans un monde VICA (Volatile, Incertain, Chaotique, Ambigu), l’adaptation est essentielle. Avez-vous la liberté de choix entre appliquer un process déjà en place, ou mettre en œuvre une méthode nouvelle ? Vos équipes ont-elles une flexibilité de fonctionnement ? Vous autorisez-vous à essayer des méthodes différentes ?
En conclusion, pour vos projets complexes et innovants, pensez aux 3P : People, Process, Principles !
Et maintenant ? Que faire ?
Avoir la méthode, c’est bien, mais arriver à l’implémenter rapidement à votre cas spécifique, c’est encore mieux ! Pour y parvenir concrètement, vous avez 3 chemins possibles :
CHEMIN #1
Le premier chemin est celui qui sera choisi par une majorité de dirigeant… Ce sera de vous dire : « Ouais, super, j’ai compris plein de choses, je vais implémenter tout ça dès que j’aurai un peu de temps« … Puis… de ne RIEN faire du tout ! 😉 Rien ne changera !
CHEMIN #2
Le 2ème chemin est d’appliquer ces principes et de tenter de l’adapter à vos projets de votre côté… MAIS… Entre avoir compris le Système, et savoir l’adapter à votre cas spécifique, il y a un monde !
Très souvent, vous allez être confronté à : « ok, j’ai compris ce que je dois faire THÉORIQUEMENT, mais concrètement, dans la pratique, je bloque, je ne sais pas appliquer ça à mon cas spécifique… » Si vous persistez sans jamais vous décourager, vous finirez par y arriver… Mais combien de temps et d’énergie allez-vous perdre en cours de route ? C’est pour cette raison que je vous recommande le 3ème chemin :
CHEMIN #3 (le meilleur) La 3ème solution, c’est de ne pas rester seul et de vous faire aider pour éviter les erreurs et avancer beaucoup plus sûrement et rapidement vers votre but.
Et la meilleure méthode pour cela à ma connaissance, c’est les 3P !
Je serai ravi de pouvoir échanger avec vous sur ces sujets qui me passionnent, c’est pour cela que je vous propose un échange gratuit de 30 min pour voir comment cette méthode s’applique à votre cas concret.
J’ai déjà entendu : « On a pris des taules ; le coût des taules, c’est 10 ou 20 fois le prix pour mettre en place une démarche structurée. »
Avançons ensemble !
Stéphane
